Die wichtigste Aufgabe an einem Montagmorgen im Büro
Es ist Montag morgen und die neue Arbeitswoche startet… noch eben fix die Tasche packen und ab ins Büro… dort angekommen, erst einmal einen Kaffee holen, alle Kollegen kurz begrüßen und dann ab an den Schreibtisch, Zeit ist Geld… Computer hochfahren, E-mails checken und dann schnell ins produktive Arbeiten kommen… einen Mandanten nach dem anderen anrufen und die Fragen vom Wochenende beantworten… zwischendrin oder währenddessen kommen nach und nach die Mitarbeiter ins Büro und bitten um Hilfe… dann mal eben den einen Jahresabschluss durchschauen und in der anderen Steuererklärung die Fehler korrigieren… die Sekretärin kommt rein und braucht noch mal eben eine Unterschrift und…
ACH DU SCH***:
„Jetzt hätte ich fast den Mandantentermin verpasst, der kommt in 5 Minuten zur Besprechung. Wo sind bloß die Unterlagen, die ich dafür brauche?“
Solch einen Start in die neue Woche kennen wahrscheinlich alle Steuerberater*innen.
So läuft es eben, wenn wir Steuerberater*innen es Allen gleichzeitig Recht machen wollen.
Ohne uns läuft schließlich nichts.
Seit ich gemerkt habe, dass mich diese Arbeitsweise auf Dauer extrem stresst und ich trotzdem nicht mit meiner Leistung zufrieden bin, habe ich etwas ganz entscheidendes geändert.
Ich plane meine Tage und ja: ich plane auch meine Wochen.
Die erste Aufgabe an einem Montag Morgen ist es, die Woche zu planen. Das hat oberste Priorität.
Und so mache ich das:
– alle anliegenden Aufgaben anschauen
– die drei wichtigsten Aufgaben der Woche festlegen
– die anderen Aufgaben raussuchen, die diese Woche dran sind
– 60% der Zeit verplanen
– 40% Pufferzeit für Unerwartetes einplanen
Jeden Morgen entscheide ich neu, welche der Wochenaufgaben an diesem Tag dran sind. Die Wichtigkeit kann sich immer mal wieder ändern. Und meistens kommen auch noch neue wichtige Aufgaben dazu.
GUT, dass ich Pufferzeit eingeplant habe.
So kann ich am Ende jeden Tages und am Ende der Woche schauen, was ich geschafft habe und was nicht.
Seit ich so arbeite hat sich folgendes verbessert:
– Ich habe den Überblick
– Ich bestimme meine Zeit und nicht mein Kalender
– Ich bin entspannter
– Ich bin zufriedener mit meiner Leistung
– Ich schaffe mehr als früher
– Ich habe dennoch mehr Zeit
Die Wochenplanung zahlt sich also in jedem Fall aus.
